實用公司規(guī)章制度大全行為規(guī)范篇

stkyy · 發(fā)表于 2008-3-13 08:56:07

一、           著裝方面<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /><o:p></o:p>
1、在每天早上上班的頭十分鐘內(nèi)，每位員工必須檢查衣著及儀容儀表和個人區(qū)域的衛(wèi)生整潔情況。所有員工上班應(yīng)衣著正式、 搭配得體、從頭到腳請適當(dāng)修飾。注意個人清潔衛(wèi)生，一天一換。<o:p></o:p>
2、男士除七、八兩月外，一律著西裝、西褲、領(lǐng)帶及正規(guī)襯衫和皮鞋。每月修理鬢角一到二次。<o:p></o:p>
3、女士一律著職業(yè)化服飾，化淡妝。<o:p></o:p>
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二、           維護整潔<o:p></o:p>
1、公共衛(wèi)生由公司請專人打掃，請各位同事自覺維護干凈、整潔的辦公環(huán)境。<o:p></o:p>
2、每位員工必須負(fù)責(zé)所分配文件柜的內(nèi)外整潔，并保持柜門的關(guān)閉。下班時要收拾整理好桌子的文件，資料等整齊地擺放在桌上，將文件柜上鎖，將當(dāng)天的垃圾清理掉。員工的工作日記和重要文件等在下班后或人離開辦公室后都必須鎖進各人的抽屜和文件柜里。交一把備用鑰匙給行政部保管。<o:p></o:p>
3、員工離開辦公桌或會議室，必須將所坐的辦公椅收回桌子放好。<o:p></o:p>
4、注意保持地面干凈，若有東西掉落地面應(yīng)及時處理。<o:p></o:p>
5、在使用了傳真機或復(fù)印機后，所產(chǎn)生的錯誤報告或廢紙等，該使用者必須馬上處理，或扔掉或收作草稿紙；傳真后的稿件，發(fā)傳真者必須立即拿走。不能堆放在傳真機和復(fù)印機上面或附近。<o:p></o:p>
6、保持衣柜次序，各位員工請及時整理各自衣物，如需在公司換鞋，請將需更換的鞋子用鞋盒裝好。雨披請用袋子裝好，不得隨意堆放。<o:p></o:p>
7、辦公室內(nèi)必須保持安靜，不得高聲談話，通電話時也必須注意音量，不能影響他人工作和公司整體形象?；ハ嘀g的交談保持1米的距離以內(nèi)。<o:p></o:p>
8、有商業(yè)推銷上門，若無意接待，請立即回絕，不要糾纏。若有意接待或客戶來訪，請在門口洽談室或會議室里會談，但也須注意音量，不允許在辦公區(qū)域里接待。辦公室專門安排人員送茶水等。接待完客戶或會談結(jié)束后，由與會者中職位最低的員工收拾整理好桌椅、資料及杯子等。<o:p></o:p>
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三、公司的財產(chǎn)和財物<o:p></o:p>
1、員工應(yīng)愛護公司的財產(chǎn)和財物，包括電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、打字機、碎紙機、手機和電話機等，必須愛惜使用。如有損壞，照價維修、照價賠償。公司發(fā)的文具等，如計算器、筆、本子等，員工必須保管好。如有遺失，自己負(fù)責(zé)原價補回。<o:p></o:p>
2、電腦及打印機的清潔及一般的維護由在座使用的員工負(fù)責(zé)。每天最后離開辦公室的員工應(yīng)注意將每臺電腦、復(fù)印機和打字機的電源關(guān)掉。<o:p></o:p>
3、電腦的日常維護由在座使用的員工負(fù)責(zé)，另有專人進行電腦的維護。<o:p></o:p>
4、公司的電腦、傳真、打字機以及復(fù)印機原則上不能用于私人用途。若有特殊原因，須事先提出。<o:p></o:p>
5、公司配備的手提電腦不能擅自帶回家中使用。<o:p></o:p>
6、原則上不能將非本公司成員帶來本公司，更不能隨意使用公司的電腦和資料等。如有特殊情況，必須事先匯報同意。<o:p></o:p>
7、公司所購的書籍資料等，由行政部指定的專人（前臺）進行登記、編號，并蓋上公章。若要借閱，須事先在行政部辦理借閱手續(xù)，最長期限為2周，超出期限請續(xù)借。<o:p></o:p>
8、報紙由前臺管理，報夾上保留當(dāng)周的報紙，當(dāng)天的報紙不得缺失，每周對舊報紙進行一次整理，放入指定地方。<o:p></o:p>
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四、通訊和快件<o:p></o:p>
1、公司電話和手機不能用于私人通話，家在外地的員工每兩周可在休息時間與家里通話一次，原則上不超過5分鐘。平時的通話（包括手機和有線電話）都必須長話短說，言簡意賅，清楚明了，控制音量。<o:p></o:p>
2、盡量用IP發(fā)送國際傳真，非特殊原因不能直接發(fā)送國際傳真。每次直撥國際傳真和國際電話由各部門經(jīng)理簽名批準(zhǔn)，在固定登記本上登記，注明收件人名址及頁數(shù)等。<o:p></o:p>
3、由公司安排專人在每天下班前將當(dāng)天傳真報告打出，用透明文件夾裝好放在傳真機旁邊，以便各業(yè)務(wù)員查看。每月的傳真報告由專人管理，及時整理、回收。<o:p></o:p>
4、寄國際快遞包括EMS、UPS、DHL等，由行政部安排專人統(tǒng)一收發(fā)并登記，寄出之前必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。國內(nèi)速遞也由行政部統(tǒng)一收發(fā)并登記，國內(nèi)重要快件使用簽收回執(zhí)，確?？旒踩?。所有寄到公司的快件都由行政部簽收（周末或節(jié)假日送來的快件由加班人員或在辦公室的員工負(fù)責(zé)簽收），并在專用交接本上登記后交給收件人，并請收件人簽收。發(fā)票和回單拿來時，經(jīng)手人必須認(rèn)真核對清楚后再交給財務(wù)統(tǒng)一支付。<o:p></o:p>
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五、日常工作<o:p></o:p>
1、    例行工作<o:p></o:p>
1．1．樣品的堆放，各業(yè)務(wù)員在得到樣品后，請將樣品放入指定的柜子。樣品建立跟蹤系統(tǒng)，電子部和化工部分別安排專人在各自的樣品本上登記，注明客戶名稱、樣品型號和數(shù)量、樣品來源、郵寄號碼等，以備查詢。付費樣品須注明情況和目的地。<o:p></o:p>
1．2．快件單子、各類信封和報銷憑證，各位員工使用好后請放回指定的抽屜，不要互相混淆。<o:p></o:p>
1．3．公司員工應(yīng)注意將個人物品、資料，重要文件等置放妥當(dāng)。嚴(yán)格遵守與公司簽訂的保密協(xié)議，不得以任何方式將保密內(nèi)容泄露到保密范圍以外（包括公司內(nèi)部員工）。<o:p></o:p>
1．4．前臺接待人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，不讓無關(guān)人員進入公司。<o:p></o:p>
1．5．公司員工接待外來客人時，一般安排在會議室，進入辦公室應(yīng)有人陪同，并注意不讓其隨意走動、坐在位子上翻看各種文件資料或使用公司電腦。<o:p></o:p>
1．6．公司各類印章由行政部管理，印章須加鎖保存。印章原則上只允許在辦公室使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將公章帶出辦公室。使用印章必須登記，詳細注明用印事由、數(shù)量、申請人、用印日期。<o:p></o:p>
1．7．為提高員工體質(zhì)，公司將不定期舉行全民健身運動，如無特殊情況，都必須參加。<o:p></o:p>
2、    業(yè)務(wù)工作<o:p></o:p>
2．1．每月5日前交上一個月的工作小結(jié)，由總經(jīng)理安排召開部門例會，化工部和電子部各向總經(jīng)理提交報告，若遇到連續(xù)出差，可以再順延三天。<o:p></o:p>
2．2．開展新業(yè)務(wù)之前，必須提交一份客戶的資信調(diào)查報告給總經(jīng)理，包括商業(yè)信用、有效商業(yè)信息及銀行信用等。并且交給財務(wù)部。<o:p></o:p>
2．3．為防范風(fēng)險，公司對信用證實行統(tǒng)一管理。業(yè)務(wù)員收到信用證后先仔細審證，盡量避免對我方不利的因素。財務(wù)部對信用證進行登記復(fù)印一份交給財務(wù)統(tǒng)一管理并由財務(wù)再次審核。<o:p></o:p>
2．4．所有與客戶往來的重要函件，包括電子郵件和傳真等，都必須抄送一份給總經(jīng)理。<o:p></o:p>
2．5．所有單證、單據(jù)的審核包括提單的確認(rèn)等都必須經(jīng)過兩個人的雙重審核方可放行。<o:p></o:p>
2．6．每個人把自己手頭的文件，按每個客戶做成一份文件夾，里面的文件按時間順序排列，日期最近的放在最前面。每年年初將上年度前半年的文件整理成檔案盒，里面的文件排列順序與文件夾相同，交到行政部統(tǒng)一保管。<o:p></o:p>
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六、電話舉止<o:p></o:p>
1．電話鈴響時總機接線員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人在什么位置，再幫他轉(zhuǎn)到就近的分機，不需要再大聲提示這個人。其他人員不要在總機處接聽電話。<o:p></o:p>
2．盡量向?qū)Ψ絺鬟f尊嚴(yán)和禮貌的訓(xùn)練有素的聲音。對對方談的事情要表示出興趣，以清晰的聲音回答。絕對不要提高嗓門。<o:p></o:p>
3．在電話機旁常備有便箋和筆。如果有必要讓對方稍等，要有禮貌的告訴對方。或者一定要花一些時間尋找所需的信息資料時，應(yīng)詢問對方是否由你回電，若對方不愿掛斷，可以輕輕將話筒放在穩(wěn)定的位置，以免對方聽到一些不舒服的聲音。<o:p></o:p>
4．替同事接電話時，如果對方要找的人不在，先弄清該同事大致不在的時間長短，再問一下對方是否愿意等待，或留下口信或回電，絕對不要告訴對方此人上衛(wèi)生間之類的語言。如同事出差，不要將出差的地址和目的等詳細情況告訴對方。<o:p></o:p>
5．記錄口信應(yīng)盡量逐字逐句記錄下來，記錄下來電者姓名、電話號碼，來電目的及其他信息。不要著急，耐心聽對方講話，如果對方的話不太理解，可以請求對方重復(fù)一遍。登記在電話記錄箋上，寫明應(yīng)接電話人姓名，來電者電話號碼等，最后是記錄者的簽名。<o:p></o:p>
6．篩選電話時，要機敏和藹，以免激怒對方，注意講話的方式。對方告訴你后，與要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)商量一下，是要回避還是立刻接通。此時要注意按MUTE鍵，以免對方聽到你們的對話，否則是非常不禮貌的。<o:p></o:p>
7．當(dāng)接電話的人有客戶來訪或與領(lǐng)導(dǎo)談話時，可以幫忙接聽或為其記錄口信，不要將   此人叫出來接聽電話，否則對客戶和領(lǐng)導(dǎo)是不禮貌的。<o:p></o:p>
8．打傳呼時請將回電的分機號碼告訴傳呼小姐，減輕前臺工作量。 如果打的是自動臺， 請及時通知總機，并告知總機被傳呼人的姓名，以便總機準(zhǔn)確處理。  <o:p></o:p>